Le management de projet en 10 commandements

Auteur de l’ouvrage « Les fondamentaux du management de projet », le consultant et formateur Jean-Louis G. Muller détaille les 10 étapes clefs d’un pilotage de projet.

Apparu, dans les années 1950, dans l’ingénierie pétrochimique (plus particulièrement pour la construction d’usines), le management de projet s’applique aujourd’hui dans des situations très diverses : bâtir un site industriel, développer un produit, mettre en place un nouveau système de gestion, conduire la transformation de l’entreprise, etc. Jean-Louis G. Muller, auteur de l’ouvrage « Les fondamentaux du management de projet » (Afnor Éditions, Collection « 100 questions pour comprendre et agir »), livre sa feuille de route à l’intention des pilotes de projet.

1. Du contexte, de l’environnement et des objectifs du projet tu prendras connaissance. « Qu’il s’agisse de construire une usine ou de développer un nouveau produit, la démarche s’inscrit toujours dans un écosystème global. Le chef de projet doit disposer d’une parfaite compréhension des besoins, du marché, des contraintes, avant de construire sa stratégie. Ces informations émanent le plus souvent du maître d’ouvrage, futur propriétaire du résultat du projet » explique Jean-Louis G. Muller.

2. Les parties prenantes tu identifieras. Autour d’un projet gravite une galaxie de groupes sociaux. « Ce peut être des personnes actives dans sa réalisation, mais aussi des individus qui y sont opposés. Par exemple, dans un projet d’ingénierie, l’une des parties prenantes essentielles est le financeur  ; dans le développement de produit, c’est le client final qui doit être consulté. La communication doit être adaptée, elle ne sera pas la même en fonction des différentes parties prenantes. »

3. Le rôle et les responsabilités du chef de projet tu clarifieras. Le rôle du chef de projet a été transformé par les ressources humaines en fonctions et métiers. « Concrètement, le chef de projet (personne physique) représente la maîtrise d’oeuvre (personne morale) à qui la maîtrise d’ouvrage (personne morale) confie une tâche. Celle-ci doit être réalisée en regard d’un budget, d’un délai, d’objectifs à atteindre… Ces informations se révèlent essentielles pour délimiter le périmètre d’action de chef de projet. »

4. En grandes phases tu le découperas et jalonneras le chemin jusqu’au but à atteindre. L’intérêt du découpage en phases est de disposer d’un certain nombre de jalons. « Plutôt que de se perdre dans un horizon à deux ou trois ans, le chef de projet dispose de points d’étape tous les trois à quatre mois, ce qui permet de ne pas s’éloigner de sa route et de son objectif final. Dans un projet d’ingénierie, il s’agit des phases d’étude, d’approvisionnement, de construction, d’essai… Dans le développement de produit, ce sont des phases de validation technico-économique, de conception, de développement, d’industrialisation, d’homologation du prototype… »

5. Un organigramme des tâches tu construiras et une répartition des rôles tu organiseras. L’organigramme des tâches est l’un des principaux outils du management de projet. «Le terme anglais qui se rapporte à cette méthode de découpage, « work breakdown structure », illustre la notion de travail (work). Cette méthode, formalisée depuis les années 1970, consiste en un découpage arborescent de tout le travail à réaliser pour obtenir le résultat attendu du projet tel que travail d’étude, d’achat, de fabrication, mais aussi travail de gestion du projet.

6. Les budgets et délais tu détermineras. Un projet s’accompagne toujours d’une estimation de coût, le maître d’ouvrage ayant besoin de savoir ce que son ambition va lui coûter. « Peu importe d’où vient le financement (de fonds propres, de financeurs externes, de clients…), ce qui compte c’est l’enveloppe qui est à la disposition du chef de projet. Autre élément essentiel : le délai. Généralement, c’est un souhait qui est formulé, mais celui-ci ne peut pas toujours être satisfait. »

7. L’avancement du projet tu mesureras. Après l’organigramme des tâches, c’est là le deuxième outil majeur pour le pilotage de projet. « Le chef de projet doit se poser en permanence deux questions : à ce stade du projet, ai-je fais le travail qui était prévu ? Et ai-je dépensé ce qui était alloué pour faire ce travail ? En fonction des réponses, il peut déduire si son projet est en avance ou en retard, et s’il lui restera assez de budget pour finir le projet. Cette mesure permet d’être dans l’anticipation et de disposer d’une bonne visibilité pour rectifier la situation si cela est nécessaire. »

8. Des réunions tu animeras et le travail transversal tu privilégieras. Dans un projet, chaque acteur a son propre rôle, mais il doit aussi avoir connaissance du rôle des autres. « Si on fédère les différentes parties prenantes, si on privilégie le travail transversal, on fluidifie l’avancée du projet. Dans le cas du développement d’un produit, de plus en plus d’entreprises ont recours à l’organisation en plateau, ce que j’appelle l’organisation commando. En regroupant les différentes équipes sur un même lieu, le chef de projet réunit les composantes nécessaires à la réussite de la mission. »

9. Le résultat attendu du projet tu livreras à son propriétaire. « Une fois achevé, l’ouvrage, c’est-à-dire le résultat du projet, doit être « livré » à son propriétaire. C’est l’étape au cours de laquelle on explique que ce qui était attendu a été réalisé, que l’ouvrage est conforme. Dans un projet industriel, l’usine est en état de fonctionnement. Dans le développement de produit, le prototype va pouvoir être fabriqué en série. »

10. Sur cette expérience tu capitaliseras. La capitalisation sur cette expérience va servir pour les projets futurs. A condition que l’on diffuse, que l’on partage, c’est cela qui fait la richesse de l’entreprise. « L’expérience acquise rend l’organisation plus forte, cela augmente son capital. Capitalisation et diffusion ne vont pas l’une sans l’autre. »
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